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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > ビジネスパーソンの悩み相談㉒会議 (リーダーシップ領域/田久保 善彦)

ビジネスパーソンの悩み相談㉒会議

田久保 善彦 リーダーシップ領域

19/10/18

今日は会議の悩みについてです。意味のある会議にしたいけれども会議が報告会になっているというお悩みです。これはご質問の趣旨にもよりますが、質問者が会議と呼んでいるものは、実は定期報告会なのではないかという可能性があります。しかし、問題意識があるということは、この方自身はもっと活発に議論をしたり、意見交換をしたりすることを望んでいるということなのではないかと思います。そもそもの問題の根源は、ここにあるのではないでしょうか。つまり、今日ここに集まっているのは何が目的なのかがクリアになっていないということです。「今日、これから定期報告会をします。黙って聞いててください」ということであれば別に黙って聞いていればいいわけです。しかし、色んな意見を皆さんから募ってディスカッションをしたい、質疑応答したい、そしてここに出ている紙の改定案を作って意思決定をしたいということが目的であるにもかかわらず、司会の人が一方的に喋っていて他の人が誰も口を開かないのであれば、それは問題です。それではここで言っている「定期報告会」になってしまっているわけです。

議論が行われないというのは、どういう種類のことをここでやりたいのかということが設定されていないというのが一番課題なのではないかと思います。その上で、もし仮に議論や意見交換をするのに皆黙っているということが問題意識だとするならば、まず一番の要素は人数でしょう。この間、とある外資系のグロービスの卒業生の方とお話をしていたら、その外資系のIT企業は、ミーティングは4人以上入れないというルールがあるという話を聞きました。つまり、それ以上の人数を会議に入れると必ず喋らない人が出て来るというのです。喋らない人がいるのであれば、その人はあとで議事録を読んでも一緒であると。これは非常に大事なことだと思います。例えば、「もっと発言しなさい」と言っておきながら、会議に30人も40人も人を呼んでいたら、それは喋らないのが普通です。そういう環境にもかかわらず「喋る」という精神論だけがまかり通っているわけです。

昔面白い話を聴いたことがあります。ある人が「部下をあまり管理するな。管理してしまうとやりたいことをやらなくなるから」と言いながら、チームリーダーに部下を3人しか与えなかったそうです。しかし、部下が3人しかいないと管理できてしまうわけです。そうすると管理してしまうわけです。しかし、今度は逆に本当に管理させたくないのであれば、例えば部下を15人与えるなど管理出来ない数にすればいいのです。

本当に意見交換をしながらの会議を構成していきたいのであれば、会議の人数は絞るべきでしょう。本当に何十人もいて、同時に聞いてもらわなければいけないのであるならば、その目的は「聞いてもらう」ということにあり、報告会で誰も喋らなくても問題ないということになります。一方で、ディスカッションをしたいのであれば、人数を絞り、本当に机の上で議論を交わすような小規模な会議を開くなど目的別に分けて、時間や人数の設定をする工夫が大事なのではないかという気がします。

では、仮に報告会だとしましょう。そうすると、その報告会というのは今の
時代、メールで出来るのではないか、何らかの文章を皆が見るということで済むことなのではないか、顔を合わせてやるべきことなのかどうかという議論が出てきます。これには両方あると思います。企業文化も関係するのではないかと思います。基本的に読めば分かるというのであれば、例えばメールで流したり、コミュニティサイトみたいなところに載せたりしておけばいいということでやっている会社もあると思います。ただし、どうしても皆で同じ空気を吸いながら毎朝朝礼することに意味があると思っている会社も結構多いと思います。それは善し悪しというよりも、企業文化と深く絡むのではないでしょうか。科学的に言えば、朝礼をしたら営業が伸びるのかと言われても、おそらく因果関係は分からないと思います。ただ、朝礼をやることによって、皆の表情を見ることは出来ます。空気感を感じます。それは一概に「今時朝礼ですか」ということにもならないと思います。ただ、これはサイエンティフィックにその朝礼やったら営業伸びるのかという証拠がないので、止めてしまえという会社があるのも理解出来ます。そういうことが全部積み重なってその会社の文化や、その会社のスタイルを作っていくと思うので、何がいい悪いということよりも、定期報告会というのは今の時代でもうちの会社は1週間に1回やっています。何故ならば、近々これこれこういうことがあるということを信じているから、みたいなことがセットでくっついておかないと、いつまでたってもアナログな話になってしあうのかもしれません。その目的がなんなのかということが浸透している必要があると思います。
社是のご唱和みたいなことをやっている会社も多いと思いますが、この社是の唱和もどういう意味があって、何を考えてこれをやっているのかということを従業員の皆さんにちゃんと理解しておいてもらわないと、なにか唱和しているだけという話になってしまうことだと思います。やはりリーダーがどこまで意味を語り、意義を語るのかってことが重要です。

では、今日のまとめです。
会議の生産性を上げよう、もっと意味のある会議にしようというのはとても重要なことだと思いますが、そもそも今これからやる営みは報告会なのか、ディスカッションする会議なのか、それとも意思決定をしたい会議なのかということをまず明確にした上で、それに合わせた人数やスタイルを使っていくことに留意して頂きたいと思います。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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