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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > ビジネスパーソンの悩み相談⑦会議の効率的な進め方1 (リーダーシップ領域/田久保 善彦)

ビジネスパーソンの悩み相談⑦会議の効率的な進め方1

田久保 善彦 リーダーシップ領域

17/08/21

今日は、「会議が効率的に進められない」という悩みに答えていきたいと思います。
会議には多くの人が参加していますが、会議に費やされる1~2時間を参加者の給料で換算してみると、会議には膨大なお金が費やされているということに気付きます。この会議の「生産性や効率の悪さ」が今日本の会社が抱えている大きな問題かもしれません。

みなさんに冷静に考えてみて頂きたいのですが、これから会議が開かれるとして、その会議で、「どんなことを議論するのかということ」がどれだけ、具体的に、そして明確になっているでしょうか。

何となく集められて、何となく資料が配られて、何となく意見交換が始まるというような会議が多いのではないでしょうか。何について議論をしたいのか、何を情報共有したいのか、どんな意見を集めてどんな結論を出したいのか、どこまでいきたいか。そういった前提条件がクリアになっているような会議に参加されたことはありますか。あえて、議題を明確にせず、例えば月1回とか週1回の決まった時間に開催さし、定例で1時間、みんなで喋るというような場合、話をすること自体が目的ですから、効率は特に気にする必要はないかもしれません。

しかし、多くの方が困っている効率の悪い会議とは、色々議論するけれども何も決まらないとか、毎回毎回手戻りばかり多くて前に話が進まないといったような会議のことでしょう。そういった会議を考えてみると、恐らく何について議論するのかというテーマそのものが不明確であったり、そのテーマの中で使われている言葉の定義も人によって違ったりということがあるのではないでしょうか。だからいくら議論を重ねても何の議論をしているかよく分からなかったり、本当はそうではないと思いながら参加し続けたりする人が出てきてしまいます。そして様々な議論が進み、そろそろ決めないといけないという頃になって、「こういう点は考えなくていいんですか」と、ちゃぶ台をひっくり返すような人が出きて、残り時間がなくなり、結局次の会議に持ち越しになるというパターンが多いと思います。

そこで、私からの提案は、まず会議の主催をする方は『事前に』次の会議で何をしたいのかを明確に連絡して提示しておくということです。
次回の会議では「~について議論をしたいと思います」ということを前もって提示し、その上で、次回の会議では、その議題について「頭出し」をするのか、単に「ブレインストーミングをする」のか、それとも「事前に資料を読んできてその場で意見表明をして欲しい会議」なのか、「何かについての意思決定をしたい会議」なのかということを明確にした連絡をしておくということが非常に大事です。

そして、事前連絡をしていても会議が盛り上がってくると、議題や目的を忘れてしまうため、ホワイトボードなどを活用して、「見える化する」必要があります。
ホワイトボードに記載する際には、会議のテーマとそのテーマについて何分話し合うのか。今日の会議でこのテーマについてどこまで話し合いたいのか(例:意思決定までしたい...など)そういった基本的なことをきちんホワイトボードに書き出しておいて、常に見える状態にしておくというのが大事です。ホワイトボードは、出た意見を書く場所だと思っていらっしゃる方が多いと思いますが、ホワイトボードには、会議のテーマや今日の会議で目指す最終的なゴール、そこにたどり着くために抑えておくべきポイントや事前に押さえておくべき検討事項など、議論しなければならないことを明記しておくことで、最後の最後になって「こういう点は考えなくていいんですか」といったちゃぶ台をひっくり返されるようなことを減らすことができます。つまり、その日の会議でやることの全体図をみんなで共有することが効率的に会議を進めるポイントです。

昔の人は「船頭多くして、船山に登る」と言いました。みんなが同じ方向を向けるように事前の準備だとか、当日のホワイトボードへの書き出しだとか、そういうことをきちんとするということが大切ですね。

では、今日のまとめです。
「会議の効率が悪い」という悩みを抱えている時には、そもそも論に一回立ち返ってみましょう。その会議で今日何を議論したいのかということを共有していますか。共有するだけではなく、常にその議題を会議に参加している人が意識出来るように見える状態にしているでしょうか。この2つのことを守るだけで会議の効率は上がってくると思います。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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