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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > グロービス流リーダー基礎力10-⑥ プランニング力・段取り・仕組み化力 (リーダーシップ領域/田久保 善彦)

グロービス流リーダー基礎力10-⑥ プランニング力・段取り・仕組み化力

田久保 善彦 リーダーシップ領域

16/02/05


拙著『27歳からのMBA グロービス流リーダー基礎力10』(東洋経済新報社、2015)の中身について、話をしています。今回は、プランニング力・段取り力・仕組み化力について話します。

プランニングとは、物事を円滑に運ぶための全体の地図を作ることです。物事の全体感を掴まないと、何をやればよいのかわかりません。そのためには経験が大切となりますが、経験がない状況であれば、似たことをやった経験を持つ人に話を聞きに行くのも一つの手です。前例を踏襲するためではなく、あくまでも参考にするために。たとえば、大きなイベントのリーダーになった際に、去年にそのイベントのリーダーを務めた人に話を聞く、といった按配です。その時には、まずは森を見るという観点から、全体を捉えに行くスタンスが重要です。なぜならば、細かいところや小さいところから入って行くと、切りがないからです。大きいところから入って行けば、非常に小さいところを詰め切ることはできなかったとしても、全体をまとめることは可能です

私が以前にシンクタンクで働いていた際、報告書の書き方に二つのパターンがありました。ひとつは、一章が終わったら二章を、二章が終わったら三章をと、順番に書いて行くものです。このパターンだと、「今この段階でどうなっている?」と上の方から聞かれた際に、「二章までしか書いていません」と答えることになるため、残りの章がどのようになるのか上の方も不安に思います。そこで私は、もうひとつのパターンで書いていました。一章の10%、二章の10%、三章の10%、四章の10%と、それぞれの章を少しずつ書くのです。全体を横に積み上げて行くイメージです。上の方から「今この段階でどうなっている?」と聞かれた際に、「全体の1割です」と答えることができ、全体感が伝わりやすくなります。どちらがよいかというのは個々人の特性によりますが、私であれば後者をお勧めします。先のイベントの話で言えば、「会場のことは詳しくわかっていますが音響のことはまったくわかりません」と話されると、周囲は不安を感じるでしょう。「全体はこういう感じ」と言えるように積み上げて行たほうが、周囲も安心するように思います。このようにして全体のマップができれば、どれくらいの予算がかかるのか、どういう人をあてがわないとだめなのか、キーになる人達の能力はどのようなものかと、全体感の積層がだんだんと溜まってきます。その上でそれぞれの具体的な計画を詳細に詰めて行くのです。

次に、段取り力が必要となります。ここでは、先ほどとは逆に、どこまで細部に神を宿らせることができるかという点が勝負となってきます。全体を俯瞰した上で、ボールペン一本にいたるまできちんと設置されているかどうか確認するのです。段取り力が高い人は、「何が起き得るだろう」「もしかしたらこういうことが起きるかもしれない」など、いろいろと想像を巡らせることができます。

たとえば、有名人を詠んだトークイベントを開催するとしましょう。段取り力が高い人は、「もし新幹線や飛行機が遅れたら」「有名人がインフルエンザにかかったら」など、ありとあらゆる状況をまず想像します。そして、どれが一番まずい要素であるか考えます。この場合は、有名人が来ないという状況が一番まずいでしょう。そこで有名人が来ないということが起きた場合の対応にまで気を回して、段取りを組むのです。来ないことを想像しない人が段取りを組む場合とは、大きな違いが出てきます。ちなみにさらに最悪なのは、有名人が現れない上に、有名人の電話番号もその秘書の電話番号も知らない場合です。連絡の取りようすらありません。そのイベントが7時から始まる場合、電車が遅れて数分後に到着できるということであれば、司会の人がなんとかごまかすことができます。しかしほかにも、30分後に到着する場合、今日は来られなくなった場合など、いろいろなケースが想定されます。それらを事前に想像して手を打っておく段取り力が、ここでは必須となります。

プランニングし、段取りをした後には、最後に仕組み化することが重要です。イベントであれば、スピーカーこそ変わるでしょうが、基本的なフォーマットは大きくは変わらないかもしれません。毎回毎回ゼロから考えるのではなく、共通で使えるところをマニュアル化するなどイメージを仕組み化することが、効率の良い、個人依存性の低いチーム作る際に大切です。自分たちが貯めノウハウを仕組み化しIT化するなど、横展可能な状況に持っていく。このあたりが、リーダーの腕の見せ所でしょう。

今日の話をまとめます。
プランニング力・段取り力・仕組み化力について話しました。まずは全体感を持つことから始め、細部に神を宿らせることに努め、そこで得たノウハウを仕組み化する。そうしたことをイメージしながら、リーダーとしてお仕事に励んでいただきたいなと思います。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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