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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > 伝わるプレゼン② (リーダーシップ領域/田久保 善彦)

伝わるプレゼン②

田久保 善彦 リーダーシップ領域

14/07/18


今回は前回に引き続き、プレゼンテーション資料の作り方についてお話します。特に今日は、図とグラフについてです。

まずは、図についてみてみましょう。上司から図を作るように指示されることが、結構あると思います。しかし、本当にわかりやすい図が出てくることは、なかなかありません。というのも、図は言葉と比べると有する情報量が極めて多いのです。図を見れば、色や形などのいろいろな情報が読み手の目に入って行きます。そのため読み手は、本当に理解できているのかどうかを吟味しないままにわかった気分になって、次へ行ってしまいます。契約書が絶対に言葉だけで作られていることから明らかなように、誤解がないコミュニケーションをとるためには言葉に頼らざるを得ません。

これは、図が大きな危険をはらんでいることを示唆します。たとえば資料においてしばしば矢印が用いられますが、そこでは様々な形の矢印が散見されます。形が違うということは、実は意味が違うことです。したがって、図において太い矢印と細い矢印が同時にみられた場合には、それらの意味の違いを把握しないと、本当に理解できたことにはならないのです。また四角のかたちをした図形にしても、角が取れたものや影がついているものなど、いろいろな種類があります。これについても同様で、しっかりと理解するためには、それぞれの用い方の違いがわからなければなりません。

それにも関わらず、人びとは皆、図はわかりやすいものであるとの先入観を持っています。そのため会議において図の意味をいちいち質問することもはばかられ、なんとなく納得したような雰囲気に陥ってしまいます。結果、よくわからないままに会議が進行し、次の議題へ行くことになります。いざ詳細を詰めようとすると、実は誰も理解できていません。相手を煙に巻いて逃げたい時には図をいっぱい使えばいいのでしょうが、本当に理解してもらいたい時には、図がなくても理解させることができるかどうかをしっかりと確認しなければいけません。

同様のことが、会社のホームページやパンフレットにおいても生じています。これらにおいては、会社のコンセプトが三角形のかたちに配置された三つの円によって示されていることがしばしばあります。そこでも、丸同士が離れているものや少しずつ重なっているもの、丸が線で繋がっているものなど、様々な書かれ方をしています。用いる方法如何によって、表現したいことも違うはずです。図を用いる際には、図がいろいろなイメージを含んだものであることに自覚的でなければいけません。

それでもなおかつグラフや図を用いるのであれば、シンプルにした方がよいでしょう。そして、どうしても大事だと考えているところだけ派手にすればよいのです。たとえば三つの丸を用いるのであれば、二つの丸を白に一つの丸を赤にすれば、赤の丸だけが目立つこととなります。ここで他の二つの丸に黄色やお青色を用いると、どこが大事なのかがわからなくなり、見る人の中で勝手な理解や変な解釈が生ずる可能性が残ります。このように、グラフや図を用いる際には、自分が何を伝えたいのかを意識した上で、最も大事なところだけを目立たせるようにしてみてください。

今日のお話をまとめます。
図においては、様々な矢印や図形を用いることでいろいろな意味を持たせることができます。このことを十分に意識した上で、図を作成することが肝要です。そして、本当に大事なところだけを派手にする。これをクリスタライズと呼びますが、要は重要な箇所のみを目立たせるのです。こうした努力を重ねることで、相手に伝わりやすい図ができあがるものと思います。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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