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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > 伝わるプレゼン① (リーダーシップ領域/田久保 善彦)

伝わるプレゼン①

田久保 善彦 リーダーシップ領域

14/07/17


前回に引き続き、コミュニケーションについてお話します。今日は特に、コミュニケーションを行う際のツールであるグラフや図を用いる際の注意点について、お伝えします。

ビジネスでプレゼンテーションをする際にはしばしばパワーポイントというソフトが用いられますが、その使用には注意が必要です。まずこのソフトを立ち上げると、箇条書きの設定がデフォルトになっていることに気付くでしょう。これに合わせて文章を書き込むと、論理的ではない順番となってしまいかねません。すなわち、本来であれば1→2→3という順番で繋がれるべき事柄が、箇条書きの際には3→1→2と無意識に並べられてしまうことが起こります。これは、箇条書きの明らかな弊害です。私はこれを、パワーポイント症候群と呼んでいます。箇条書きで物を書く際には、その順番を意識することがすごく大事です。

レベルが異なるものを箇条書きしてしまう人も、多くみられます。たとえば、美味しい料理の名前を箇条書で提示した際に、イタリア料理、フランス料理、日本料理と並んできて、最後にカレーと書いてしまうのです。このようにレベルが違うものを混ぜて書いてしまうと読み手に混乱を与えますので、避けた方がよいでしょう。

パワーポイントなどを用いて資料を作成する際には、口頭で補足できるという大きな前提があります。もっとも駄目なパターンは、すかすかな資料を作って、口頭説明できるキーパーソンが会議を欠席した場合です。不十分な資料が参加者の手元に渡ってしまい、あらぬ誤解を招くことになるでしょう。

また、チャートを用いて説明する際には、読み手の目線を意識することが肝要です。たとえば、様々な方向を向いた矢印が一つのチャートの中にあると、読み手の注意があちこちに行ってしまいます。読み手の目の動きがなるべく一定になるように、資料を作成するべきです。たとえば、左上から右下へ目線が流れるようなかたちのチャートとするのがベストです。横書きで作成した場合には、一番最初に目が行くのが左上、一番最後に目が行くのが右下であるためです。このように、相手の目線を考えて、目の流れが一定になるチャートを作成することが、原則中の原則となります。

そして二つ目に大事なことが、Simple is the bestに徹することです。パワーポイントではいろいろな色を用いることができますが、それらを使用する際にはそれぞれに意味を持たせる必要があります。注目してほしいところだけを赤くするだけならいいのでしょうが、他にも黄色やピンク、青といった様々な色が用いられていると、一番目立たせたいところがどこかわからないチャートになってしまいます。こうした絵の具のパレットのようなカラフルなチャートでは、どこに注目すればよいのか読み手はわかりません。私は、原則として二色までしか使用してはいけないと、よく話しています。黒と赤あるいは青のみを用いる、といった按配です。コンサルティング会社の中には、一色の濃淡のみを用いてチャートを作るところも結構あります。カンパニーカラーがグリーンである会社ではグリーンの濃淡だけで、臙脂色がカンパニーカラーである会社では臙脂色の濃淡だけで、チャートを作りきってしまうのです。

今日のお話をまとめます。
箇条書きでチャートを作成する際には、その順番に注意しましょう。また、チャートを見る人の目線の動きを意識した構成を心掛けましょう。そして何はともあれ、大事なところが伝わりやすいように、シンプルなチャートを作りましょう。

分野: リーダーシップ |スピーカー: 田久保 善彦

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