QT PRO モーニングビジネススクール

QT PRO
モーニングビジネススクールWeb版

FM FUKUOKAで放送中「QT PRO モーニングビジネススクール」オンエア内容をWeb版でご覧いただけます。
ポッドキャスティングやブログで毎日のオンエア内容をチェック!

PODCASTING RSSで登録 PODCASTING iTunesで登録 電子書籍で記事を読もう! EPUB

ブログ&ポッドキャスト詳細

QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > ビジネスに関係した英語表現(8):電子メール(1) (英文法理論、コンピュータによる英語教育/鈴木右文)

ビジネスに関係した英語表現(8):電子メール(1)

鈴木右文 英文法理論、コンピュータによる英語教育

13/07/10

今日は、ビジネスに関係する英語表現シリーズの中から「電子メール」についてお話します。「電子メール」と今更言われても、皆さん毎日使っていらっしゃるので「今更言われることはない。」と感じるかもしれませんが、本日は第1回目ということで、全体の概略的なお話をしようと思います。

「英語表現シリーズ」と言っていますが、今日の話は英語に限らず、電子メールを作成する上での共通の作法、そんなところになります。常識と言われれば常識なのですが、書いてみると意外と見逃してしまう点もありますので、本日はそのような点からしっかりお話していこうと思います。

まず、メールが来た時、最初に目に入るのは「件名」です。所謂「サブジェクト」というものです。その件名に何を書いたらいいかということなのですが、最近は携帯電話でメールを作成する際に、件名に何も書かない人がいます。私は件名に何も書かれていないと非常に不安で、「ジャンクメールの一種なのか。」、或いは「非常に面倒くさがり屋で大した中身も無いようなメールが送られてきているのか。」等、色々なことを訝ってしまいます。特にビジネスの世界では、「これはジャンクメールではなく、ちゃんとしたメールであり、ちゃんと返信が欲しい。」ということを相手に対してアピールしないといけないわけです。その一番いいアピールポイントが「サブジェクト」になるわけです。中身をいくら良く書いても、サブジェクトの所で「なんだこれは。」と思われたらいけないのですね。そういった点から「サブジェクト」はとても大切だと言えます。ではその為にどういうものを書いたらいいかということですが、「第三者が考え付かないようなもの」が良いと言えます。つまり、この通信をする2人の間でしか分からないようなこと、或いは、それに近いことを中に含めるというのがコツになります。これは当然のことで、「この間の件」や「いつぞやの件」と書かれると、ジャンクメールが本当のメールを装ってきているように感じてしまうと思います。そのため、そういった内容の件名は駄目で、「何月何日の2通目の件について」や「3月31日の第2回目の会議について」といったように、件名に「具体性」をつけることが大切になります。或いは、自分の名前を書いても良いかと思います。つまり、「誰々より」ということを直接サブジェクトに書いていいかなと思いますね。それだけでも随分効果があるだろうと思います。ただし、件名に「○○所属の誰々です。」と書いてあったとしても、それを装う人がいる可能性もあるので、その点は気を付ける必要があります。

また、本文以外でメールの中に含まれるものとして、所謂「シグネチャー」というものがあります。日本語では「署名」と呼ばれるもので、自動的につくような設定をしている人もいるかと思います。一方、手動で書く人もいると思うのですが、手書きをする人でついつい手紙のやり方を真似し、電子メール上、一番右上のほうに署名を書く人が時々いるわけです。電子メールの場合、普通署名を書くのであれば、メールの最後、左下に書きます。最近間違える人は少ないと思いますので確認になりますが、自分が開いているメールソフトのウィンドウ、つまり窓、その作りがそのまま相手に送られるのではありません。つまり相手が開くウィンドウのサイズによって、行が送られることもあるわけで、文章や署名が崩れてしまいます。なので、署名を右で揃えるというのは"ご法度"であり、左に揃えて書きます。そして、何故メールの最初に書かずに後ろの方に書くかについてですが、電子メールは手紙に比べ気軽に書かかれるため、皆さん多くのメールを送受信することになります。そのため、メールの最初の方だけを少し見て、「これは、この先全部読まないといけないメールである。」或いは「ここで捨てても殆ど構わない。」というようなことを、大抵読み手の人は選別しているわけです。なので、メールの初めに署名のような余計なことを書かず、すぐ要件が見て取れるような形にするために署名はメールの最後に書く形式になっているわけです。
そのような観点で言えば、「挨拶表現などは最低限で良い」ということも言えます。例えば、挨拶は"Hello"だけでもいいと思うのです。所謂フォーマルな手紙に書くような、「先日はどうもお世話になりました。なんたらかんたら...」という挨拶を書き過ぎるのは、メールではご法度であると言えます。メールというものは簡潔を旨とするが故に、手紙のようなフォーマリティできちんと書くと、かえって「何かこの人は変だな。」「失礼なんじゃないか。」という気持ちを相手に感じさせることがありますので注意が必要です。しかし、そうは言っても電子メールを初めて書く相手の人、例えば、直接会ったことがない人に対し、結構なお願いをしないといけないような場面も考えられますよね。そういう場面では私も非常に迷います。英語を使うネイティブスピーカーの先生方にアドバイスを求めたところ、そのような場合は、「もしかしたら丁寧過ぎるかもしれない。」というリスクの方がまだましで、中途半端な書き方をすると、「相手に対して逆に不快を与えるかもしれない。」ということも考えられ、そちらの方が恐ろしいということでした。つまり、メールを初めて書く人に対して何かリクエストをする際は、「少し丁寧過ぎるかもしれないなと思っても、そのように書いた方が良い。」とアドバイスを頂いておりますので、ご参考にして下さい。

その他、電子メールを作成する上での作法は色々あるのですが、例えば「引用」について、相手の方が言ったことを引用する時、そのまま全部を引用する人がいます。これについては英語に限らず、要点だけ相手の引用を切り貼りし、それに対して1つ1つ答えるような形にするのが礼儀です。しかし、それをしない人が多いのです。特に私の周辺で言えば、情報系の関係者に多かったりするのですね。これについては慣れ過ぎているせいもあるかもしれません。また、延々と今までのメールを引用し、今までの10往復ほどのやり取りが出てきたりすることもありますが、これについても気になります。最後に、国際的なメールのやり取りをする際の電話番号についてです。例えば福岡であれば、番号が"092"から始まりますが、最初の"0"は必要ありません。"92"で始まり、その前に、日本の国番号の"81"をつければ良いのです。国際電話の掛け方は国によって違うため、番号の前に、普通"+"と書いておきます。"+81-92"として、その後福岡の番号を書いていけば良いわけです。

今日のまとめです。電子メールを作成する際には、「ジャンクメールでない」ということを「件名」に「具体性」をつけることでアピールするようにしましょう。そして、全体に簡潔を旨にし、手紙と違う部分を意識して作成しましょう。これらが今日のまとめになります。

分野: 異文化コミュニケーション |スピーカー: 鈴木右文

トップページに戻る

  • RADIKO.JP
  • ビビックスマホ