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QT PROモーニングビジネススクール > ブログ&ポッドキャスト一覧 > ビジネスに関連した英語表現 (英文法理論、コンピュータによる英語教育/鈴木右文)

ビジネスに関連した英語表現

鈴木右文 英文法理論、コンピュータによる英語教育

13/03/11

今回は「ビジネスに関係した英語表現」に関して、ビジネスの場面で使う手紙の書式について、こういう形で書くのだという概略を少し話します。日本語でもそうですが、多くの場合ビジネスの手紙というのは書式が決まっています。個人的な手紙だと文末にハートマークをつけるといった様々な工夫もしますが、そういうことをすると反って良くないのがビジネスレターというものです。

書きだす際、真っ白な紙を用意する場合と各企業の住所などが予め印刷してある紙を使う場合がありますが、まっさらな紙の場合に最初は右上に自分、つまり差出人の会社の名前と住所を書きます。縦長の長方形で便箋のような紙の場合、縦長の長方形の右上の端の方です。これは印刷されている物だと真ん中にあったり右に寄せてあったり左に寄せてあったり、それぞれスタイルが色々ありますので、その場合はそれで構いません。

また、住所を書く時は日本では何々県、何々市と大きな単位から小さな単位へと段々細かくしますが、英語では反対になるということはご存知の方も多いと思います。例えば日本から英語の手紙書く場合最後がJapanになるわけです。

そしてその下に日付を入れるのが普通です。日付も日本では年月日の順で書くのですがアメリカ式では月日年の順に、それからイギリスだと日月年の順になります。これは、イギリスとアメリカで必ず違うというものでもなくて、それぞれ企業のどちらの系統が強いかということもありますが、最近イギリスでもアメリカ式で書いたりするところもあるので、それはそれぞれの会社の特有な考え方に合わせてやって頂ければと思います。

それからその日付を書いた左下(用紙左端)に相手の会社の名前と住所がきます。その次に1行ぐらい空けてようやく呼びかけ"Dear~"「~様」を書きます。ここには人の名前が来るわけなのですが、初めて出す会社の時など名前が分からない事があります。その際は"Dear Sir/Madam" や、ちょっと古めかしい言い方で"Dear Sir or Madamと"書くのが無難でしょう。その他"to those who may concern"「 関係するかもしれない皆様へ」という言い方もあります。

その後 "Dear~"の後にカンマを入れますが、正式なものではコロンを使うことも多いです。

その後に本文です。そしてその本文の後に"Sincerely yours, "とか"Yours faithfully,"とか"Best wishes,"といった終わりの挨拶が右端の方へ入ります。これは人によって色々な書き方をしますし、フォーマリティによる使い分けなど色々な作法に関する本もあるのですが、それについては詳しくは書きません。また機会があればいいと思います。

最後の終わり方ですが、終わりの挨拶の後に自分のサインが来て、その下に活字の自分の名前が来ます。つまり自分の名前と終わりの挨拶の間に自分の手書きのサインを入れるという順番です。手書きのサインというといかにも欧米、西洋的な作法と思われますが、たくさん手紙を書く人、あるいは秘書に代筆させるような人だとサインをハンコにして持っている人もいます。そういう時はイニシャルだけはせめて手書きにするといったこともあるようです。

ということで今回はビジネスに関係した英語表現の手紙の書式について説明しました。

分野: 異文化コミュニケーション |スピーカー: 鈴木右文

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